1. Pengertian Manajemen
Kata Manajemen sendiri berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Menurut Dr. SP. SIAGIAN dalam buku “FILSAFAT ADMINISTRASI” Management dapat diartikan sebagai “KEMAMPUAN ATAU KETERAMPILAN UNTUK MEMPEROLEH SUATU HASIL DALAM RANGKA PENCAPAIAN TUJUAN MELALUI ORANG LAIN” Dalam kenyataannya manajemen sulit dedifenisikan karena tidak ada defenisi manajemen yang diterima secara universal. Chaster I Bernard dalam bukunya yang berjudul The function of the executive, bahwa manajemen yaitu seni dan ilmu, juga Henry Fayol, Alfin Brown Harold, Koontz Cyril O‟donnel dan Geroge R. Terry. Mary Parker Follet pun mendefenisikan manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
2. Manajemen dan Manager
A. Tingkatan Manajemen
Dilihat dari tingakatan organisasi, manajemen dibagi dalam 3 tingkatan yaitu:
1) Manajemen Puncak (Top Management)
Manajer bertaggungjawab atas pengaruh yang ditmbulkan dari keputusan-keputusan manajemen keseluruhan dari organisasi. Misal: Direktur, wakil direktur, direktur utama. Keahlian yang dimiliki para manajer tinggkat puncak adalah konseptual, artinya keahlian untuk membuat dan mmerumuskan konsep untuk dilaksanakan oleh tingkatan manajer dibawahnya. Misal:
2) Manajemen Menengah (Middle Management)
Manajemen menengah harus memeiliki keahlian interpersonal/manusiawi, artinya keahlian untuk berkomunikasi, bekerjasama dan memotivasi orang lain. Manajer bertanggungjawab melaksanakan reana dan memastikan tercapainya suatu tujuan. Misal: manajer wilayah, kepala divisi, direktur produk.
3) Manajemen Bawah/Lini (Low Management)
Manager bertanggung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer yang lebih tinggi. Pada tngkatan ini juga memiliki keahlian yaitu keahlian teknis, atrinya keahlian yahng mencakup prosedur, teknik, pengetahuan dan keahlian dalam bidang khusus. Misal: supervisor/pengawas produksi, mandor.
B. Fungsi Manajemen
Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu:
1) fungsi perencanaan (planning),
2) fungsi pengorganisasian (organizing),
3) fungsi pengarahan (directing) dan
4) fungsi pengendalian (controlling).
Untuk fungsi pengorganisasian terdapat pula fungsi staffing (pembentukan staf). Para manajer dalam organisasi perusahaan bisnis diharapkan mampu menguasai semua fungsi manajemen yang ada untuk mendapatkan hasil manajemen yang maksimal. Di bawah ini akan dijelaskan arti definisi atau pengertian masing-masing fungsi manajemen – POLC :
1) Fungsi Perencanaan / Planning
Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.
2) Fungsi Pengorganisasian / Organizing
Fungsi perngorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3) Fungsi Pengarahan / Directing / Leading
Fungsi pengarahan adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.
4) Fungsi Pengendalian / Controling
Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.
C. Ketrampilan ketrampilan Manajerial
Seorang manager yang sukses harus memiliki 3 keterampilan dasar yaitu :
1) Keterampilan Teknis
Keterampilan ini meliputi pemahaman dan kompetensi dalam aktivitas yang spesifik, khususnya yang berkaitan dengan suatu metode, proses, prosedur tertentu yang bersifat teknis. Ia melibatkan pengetahuan dan kemampuan analitis yang khusus dan mempunyai tahapan pemecahan masalah (troubleshooting) yang relative baku/standar. Dalam terminologi pelatihan, maka pelatihan yang berkaitan dengan pekerjaan (vocational dan on the job training) besar manfaatnya dalam rangka mengembangkan keterampilan ini.
2) Keterampilan Inter-personal
Ini berhubungan dengan kemampuan untuk bekerja dengan, memahami dan memotivasi orang lain, memahami sudut pandang dan perilaku atasan, rekan sejawat, dan bawahan terhadap suatu masalah dan memposisikan dirinya secara proporsional. Seseorang yang mempunyai kemampuan ini kiranya cukup sensitive terhadap keinginan dan motivasi orang lain dalam kelompoknya sehingga dia dapat memperkirakan tindakan apa yang perlu dan hasil yang yang diharapkan. Keterampilan ini bisa juga diklasifikasikan dalam :
a) kepemimpinan dalam kelompok sendiri (intra-group skill), dan
b) keterampilan dalam mengelola hubungan antar kelompok (inter-group skill).
Dalam ranah tingkat manajemen, intra-group skill mempunyai peran dominan pada kelompok manajer dasar (first line management) dan menengah (middle management), maka inter-group skill sangat dirasakan penting peranannya pada manajer tingkat atas (higher level/top management). Untuk menguasai keterampilan ini, seorang manajer harus dapat mengembangkan sendiri persepsi pribadinya terhadap aktivitas orang lain sehingga ia dapat:
a) mengenali perasaan dan sentimen dalam situasi tertentu;
b) mempunyai sikap terhadap pengalamannnya sendiri dan berusaha untuk belajar dari pengalaman itu;
c) mengembangkan kemampuan untuk memahami apa yang ingin disampaikan seseorang melalui tindakan dan kata-kata mereka;
d) mengembangkan kemampuan untuk mengkomunikasikan ide dan sikapnya kepada orang lain secara tepat.
Pelatihan yang bersifat spontan dan dipandu oleh seorang pelatih yang berpengalaman dapat memberikan nuansa positif bagi pengenalan dan pengembangan keterampilan ini.
3) Keterampilan Konseptual
Keterampilan ini melibatkan kemampuan untuk melihat suatu perusahaan/organisasi secara utuh, mengenali cara kerja dan ketergantungan bermacam-macam fungsi yang ada, dan lebih jauh lagi untuk memahami hubungan antara perusahaan/organisasinya dan industri, masyarakat, dan situasi ekonomi dan sosial secara umum.
Pada dasarnya keterampilan ini lebih banyak melibatkan intuisi seorang manajer sehingga ia dapat memahami gejala-gejala umum dan keterkaitan antar variabel-
variabel elementer, memberikan penekanan dan prioritas pola tindakan, serta dapat memperkirakan kencenderungan dan probabilitas hasil dari tindakan yang akan dilakukan. Di luar teknis pelatihan manajemen, prinsip „learning by doing‟ sangat dirasakan penting untuk mengasah keterampilan konseptual ini. Sedangkan pelatihan manajemen strategi, pola promosi kepada karyawan untuk menduduki posisi lebih tinggi dan melibatkan kerja antar kelompok juga merupakan beberapa upaya untuk mengembangkan keterampilan ini secara lebih terstruktur.
3. Evolusi dan Teori Manajemen
Teori management dibedakan menjadi beberapa teori, berikut adalah teorinya.
A. Teori Manajemen Klasik
Teori manajemen mencakup segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas manajerial,termasuk organisasi. Frederik W. Taylor (bapak manajemen ilmiah) percaya bahwa dengan memaksimalkan produktivitas akan memaksimalkan keuntungan perusahaan dan pendapatan bagi karyawan. Dia menganjurkan menggunakan Standar Penampilan, yaitu pencapaian tingkat produktivitas pekerja yang diharapkan. Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai oleh perusahaan atau unit organisasi (berupa statemen yang luas dan umum) Standart adalah ukuran penampilan yang jika dipenuhi akan menghasilkan tujuan yang dicanangkan (dinyatakan dalam kalimat yang jelas dan dapat diukur, sehingga tingkatpencapaiannya dapat diukur) Tiap manajer adalah mekanisme kontrol dari sistemnya. Manajer menjaga penampilan sisem pada target yang berkenaan dengan tujuan, dengan membandingkan penampilan terhadap standar. Konsep ini adalah kunci untuk memahami peranan CBIS dalam pemecahan masalah.
Pengaruh tingkat manajemen pada fungsi manajemen, adalah:
a) Manajer tingkat atas waktunya lebih banyak digunakan untuk perencanaan, manajer tingkat rendah untuk pegaturan staf, pengarahan dan pengontrolan, sedangkan manajer tingkat menengah untuk pengorganisasian.
b) Berpengaruh terhadap aspek dasar CBIS, yaitu sumber data dan informasi dan cara menampilkan informasi.
c) Perlu informasi dari sumber yang berbeda, yaitu informasi lingkungan untuk manajer puncak dan sumber internal untuk manajer tingkat bawah.
B. Teori Perilaku
Kontribusi studi perilaku ada dua kelompok, yatu memberikan penekanan pada orang yang ada dalam pekerjaan dari pada jenis pekerjaan itu sendiri. Hawthorne merupakan bagian dari human relation movement (gerak-gerik hubungan manusia), pertama memahami mengenai ornag yang bekerja dalam organisasi Kelompok system social, menghasilkan kumpulan materi organizational behavior (perilaku organisasi) Reaksi berantai yang menghubungkan kebutuhan pekerja dengan perusahaan adalah:
a) Mengetahui kebutuhan bekerja
b) Memotivasi pekerja untuk melakukan pekerjaan demi tercapainya tujuan perusahaan
c) Kerja dijalankan
d) Tercapainya tujuan perusahaan
C. Teori Kuantitatif
Ditandai dengan berkembangnya team-team riset operasi dalam pemecahan masalah-masalah industri yang didasarkan atas suksesnya team riset operasi Inggris. Langkah-langkah pendekatan management science:
a) Perumusan masalah
b) Penyusunan suatu model sistemastis
c) Mendapatkan penyelesaian dari model
d) Pengujian model dan hasil yang didapatkan dari model
e) Penerapan pengawasan atas hasil-hasil
f) Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi
D. Evolusi Teori Manajemen
Ada lima kemungkinan arah perkembangan teori manajemen di masa mendatang:
a) Dominan: Salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai yang paling berguna
b) Divergence: Setiap aliran berkembang melalui jalurnya sendiri
c) Convergence: Aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan diantara mereka cenderung kabur
d) Sintesa: Masing-masing aliran berintegrasi
e) Proliferation
Akhirnya ada kemungkinan muncul lebih banyak aliran lagi.
E. Evolusi Teori Manajemen
Dalam pembahasan manajemen tidak lepas pada masalah lingkungan yang dihadapi oleh seorang manajer. Perbedaan dan kondisi lingkungan akan berpengaruh terhadap konsep dan teknik serta keputusan yang akan diambil. Sebagai seorang manajer tidak harus hanya memperhatikan lingkungan usahanya atau intern saja, tapi juga harus bisa mengantisipasi lingkungan di luar perusahaan atau ekstern. Untuk mencapai tujuan organisasi tidak lepas dari lingkungan ekstern yang terjadi, apalagi bagi organisasi atau perusahaan yang menghasilkan barang-barang yang dibutuhkan oleh konsumen. Oleh karena itu manajer harus memperhatikan dan mempertimbangkan unsur-unsur serta kekuatan-kekuatan lingkungan ekstern dalam setiap kegiatan manajemen. Bagaimana reaksi seorang manajer bila ada perubahan lingkungan ekstern? Faktor Lingkungan Eksternal
Lingkungan ekstern atau eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar organisasi, dimana unsur-unsur ini tidak dapat dikendalikan dan diketahui terlebih dahulu oleh manajer, disamping itu juga akan mempengaruhi manajer di dalam pengambilan keputusan yang akan dibuat. Unsur-unsur lingkungan eksternal organisasi contohnya yaitu perubahan perekonomian, peraturan pemerintah, perilaku konsumen atau
masyarakat, perkembangan teknologi, politik dan lain sebagainya.
Lingkungan eksternal dibagi menjadi dua yaitu lingkungan mikro dan lingkungan makro:
1. Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung terhadap kegiatan manajemen.
2. Lingkungan eksternal makro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh tidak langsung.
Perubahan konsep manajerial dipengaruhi oleh faktor intern dan ekstern. Seorang manajer mempunyai tanggung jawab social atas keputusan-keputusan yang diambil, mengapa dikatakan demikian karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik dalam jangka panjang maupun dalam jangka panjang, disamping itu juga menyangkut hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinya kepada organisasi tersebut (ini kalau dilihat dari segi dimana seseorang bekerja). Atas dasar ini maka seorang manajer dituntut untuk dapat mengimplementasikan etika berusaha (the ethics of manager). Ada lima faktor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha ini, yaitu hukum; peraturan-peraturan pemerintah termasuk di dalamnya undang-undang yang dikeluarkan oleh pemerintah; kode etik industri dan perusahaan tekanan-tekanan sosial; tegangan antar standar perorangan dan kebutuhan organisasi.
